Vos responsabilités :

Vous rapportez directement à la Direction Générale et votre travail s’articule comme suit :

ü   Gestion de A à Z de la location des salles et espaces de réunion et de réception

ü   Réponse aux demandes d’informations des clients envoyées par mail / site internet / téléphone

ü   Remise de devis par mail et confirmation de la réservation avec le client 

ü   Visite des lieux avec les clients et prospects 

ü   Préparation de tous les dossiers de la semaine suivante et briefing à l’équipe traiteur

ü   Coordination avec les prestataires externes (logistique, traiteur, hôtesses, parking boy..)

ü   Préparation pratique de l’événement  (affichage, check et mise en place avec l’équipe traiteur et autres prestataires)

ü   Mise à jour de l’agenda (relance client pour les options non-confirmées)

ü   Organisation pratique et retroplanning avec tous les intervenants (briefing à l’équipe et prestataires)

ü   Accueil et service au client le jour de l’événement (également en dehors des heures classiques de bureau, en semaine) 

ü   Satisfaction client après événement (enquête générale et mail personnalisés aux clients 

ü   Mise en place d’actions commerciales pour la recherche de nouveaux clients.

ü   Gestion d’un monitoring de la concurrence de manière permanente

ü   Participation aux activités du Cercle et des événements clients à la demande. 

 

Votre profil :

Éducation et connaissances

ü   Vous êtes titulaire  d’un  baccalauréat/master en Gestion hôtelière, Relations publiques, Événementiel et/ou l'expérience comme réceptionniste et back-office assistant

ü   Vous avez une bonne connaissance de l'anglais et du néerlandais. 

ü   Vous avez la maitrise des outils informatiques de base. Odoo est un plus.

Compétences et attitudes

ü   Vous aimez et avez le contact aisé avec tout type de relations (CEO, cadres, PME, Corporate, fournisseurs, tant en face-to-face que par téléphone ou par mail

ü   Vous aimez vous assurer que la personne accueillie vive une expérience exceptionnelle durant tout son séjour au Cercle du Lac

ü   Vous avez une excellente présentation 

ü   Teamplayer, vous vous adaptez aisément à l’esprit d’une équipe PME et êtes capable de travailler efficacement en équipe

ü   Vous avez le sens de l’initiative, vous êtes proactif et autonome

ü   Vous faites preuve d’une excellente organisation, vous êtes rigoureux, 

ü   Vous faites preuve de persévérance, d’efficacité et de fiabilité 

ü   Vous êtes une personne enthousiaste, dynamique, empathique, à l’écoute des besoins et attentes des membres, des clients et des visiteurs

ü   Vous avez un excellent relationnel et êtes orienté client  

ü   Vous êtes doté d’une grande flexibilité et polyvalence et êtes résistant au stress

ü   Vous êtes disponible pour assurer des permanences si besoin

ü   Vous avez un esprit éthique, vous respectez la confidentialité et la discrétion

ü   Vous êtes une personne de confiance et faites preuve de diplomatie.

L’entreprise   :

Le Cercle du Lac situé à Louvain-la-Neuve, à proximité de la ville universitaire est un Business Club dynamique, point de rencontre incontournable des entrepreneurs et décideurs de la région. Il compte près de 500 membres et organise plus de 100 activités de conférence et networking par an. Fort de son succès, le Cercle a construit il y a 10 ans un bâtiment prestigieux permettant d’héberger un Cercle d’affaires, son propre restaurant, des salles de réunion, de conférences et de réception. 

Notre offre :

ü   Un cadre de travail exceptionnel au centre de la Wallonie

ü   Un contrat à temps partiel ou temps plein

ü   Une rémunération alignée avec votre expérience

ü   Chèque-repas et écochèque, récupération des heures supplémentaires.

ü   Des contacts variés avec divers entrepreneurs et décideurs de la région et au niveau national

ü   Au-delà de la fonction, la possibilité de vous impliquer dans la vie d’une PME avec une équipe jeune, dynamique et motivée

ü   Des responsabilités à la hauteur de votre potentiel ; un tremplin pour votre carrière !

Intéressé.e ? 

Veuillez adresser votre candidature à :

Cercle du lac

A l’attention de Sylvie WODON

Boulevard Baudouin I^er, 23- 1348 Louvain-la-Neuve

office@cercledulac.be